Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen

Op 15 januari 2024 heeft de minister voor Rechtsbescherming (de Minister) het wetsvoorstel ā€˜Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonenā€™ (het Wetsvoorstel) ingediend bij de Tweede Kamer.[1] Kortgezegd maakt het Wetsvoorstel een volledig digitale algemene vergadering mogelijk. In dit blogartikel bespreken wij achtereenvolgens (i) het huidig juridisch kader omtrent de (gedeeltelijke) digitale algemene vergadering en (ii) de wijzigingen die het Wetsvoorstel met zich brengt.

Hoewel het Wetsvoorstel van toepassing is op de wettelijke regeling van de algemene vergadering van de N.V., B.V., vereniging, coƶperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, VvE, SE en SCE, wordt in dit blogartikel alleen ingegaan op de wijzigingen die het Wetsvoorstel heeft voor de wettelijke regeling van de N.V. en de B.V.

Huidig recht

Op dit moment is het naar huidig Nederlands recht niet mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering van aandeelhouders te houden. Aangenomen wordt dat hetzelfde geldt voor vergaderingen van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding. De (dwingende) bepalingen in Boek 2 BW over de algemene vergadering gaan ervan uit dat altijd ook sprake is van een fysieke bijeenkomst, die moet worden gehouden in de plaats die in de statuten wordt vermeld of in de gemeente waar de vennootschap haar zetel heeft. Van 24 april 2020 tot 1 februari 2023 was het houden van een volledig digitale algemene vergadering tijdelijk wel mogelijk gemaakt vanwege de problematiek die de COVID-19 pandemie met zich bracht.[2] Tijdens deze periode werden veelvuldig (al dan niet gedeeltelijke) digitale vergaderingen georganiseerd, simpelweg omdat fysiek vergaderen niet of nauwelijks mogelijk was.[3]

Het houden van een algemene vergadering waarbij een deel van de aandeelhouders fysiek aanwezig is en een deel digitaal via een elektronisch communicatiemiddel zoals een conference call of video conference (ook wel een hybride algemene vergadering), is al mogelijk sinds 1 januari 2007, mits de statuten dit toelaten en de aandeelhouders via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geĆÆdentificeerd, kunnen kennisnemen van de verhandelingen van de vergadering en rechtstreeks hun stem kunnen uitoefenen.[4]

Het Wetsvoorstel – Wat gaat er veranderen?

Het Wetsvoorstel beoogt het Nederlandse ondernemingsrecht te moderniseren en tegelijkertijd ook voldoende waarborgen te bieden voor het belang dat de aandeelhouders hebben bij de wijze waarop de algemene vergadering wordt vormgegeven. Als het Wetsvoorstel in ongewijzigde vorm wordt aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer, verandert het Nederlandse ondernemingsrecht op verschillende punten, waardoor het mogelijk wordt een volledig digitale algemene vergadering te houden.De voorwaarden voor een volledig digitale vergadering zijn hieronder uiteengezet.

Aangezien de volledig digitale algemene vergadering niet meer gekoppeld is aan een bepaalde vergaderlocatie, ontbreekt in dergelijke gevallen een geografisch aanknopingspunt. Dit aanknopingspunt kan echter wel van waarde zijn, bijvoorbeeld in fiscale context. Zo merkte de Commissie Vennootschapsrecht hierover al in haar consultatiereactie op dat een vergaderlocatie een rol kan spelen bij de vraag wat als locatie van een belastingplichtige moet worden vastgesteld. Uit de memorie van toelichting van het Wetsvoorstel volgt dat waar voor toepassing van wet- en regelgeving de plaats van vergadering relevant is, de fysieke plaats van de voorzitter kan worden aangemerkt als plaats van de vergadering. Het is daarom aan te raden vooraf na te gaan of de locatie van de vergadervoorzitter voor de vennootschap van belang is.[5]

Een statutaire basis

Voordat een algemene vergadering digitaal kan vergaderen, dienen de statuten van de rechtspersoon in die mogelijkheid te voorzien. De Minister geeft aan dat de rechtspersoon zelf de inhoud van die statutaire grondslag kan bepalen. De memorie van toelichting van het Wetsvoorstel geeft als voorbeeld dat de statuten bijvoorbeeld kunnen bepalen dat het bestuur onder bepaalde voorwaarden kan beslissen dat de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt.[6] Het is eveneens denkbaar dat bepaalde besluiten alleen tijdens een hybride of fysieke algemene vergadering kunnen worden genomen. De statuten kunnen voorts bepalen dat iedere algemene vergadering voortaan (volledig) digitaal wordt georganiseerd of dat de mogelijkheid van een digitale algemene vergadering in het geheel juist wordt uitgesloten. Tot slot noemt de memorie van toelichting van het Wetsvoorstel dat de statutaire basis voor een digitale vergadering verder zou kunnen worden uitgewerkt in een (door het bestuur of de raad van commissarissen vast te stellen) reglement. Het ligt niet voor de hand dat de statuten bepalen dat de algemene vergadering kan bepalen dat een vergadering digitaal kan worden gehouden, omdat dat eerste besluit dan wel eerst fysiek zou moeten plaatsvinden. Kortom, het is aan de notariƫle praktijk om tot een duidelijke en werkbare statutaire basis te komen.

Overigens acht de Minister het besluit tot invoering van een dergelijke statutaire basis niet dusdanig controversieel of ingrijpend dat het een dwingendrechtelijke gekwalificeerde meerderheid, quorum of andersoortige bescherming van een tegenstemmende minderheid rechtvaardigt. Tegenstemmende aandeelhouders kunnen dus gedwongen worden in het vervolg digitaal te vergaderen, of ze dat nu willen of niet.

Volwaardige participatie van de aandeelhouders

Uitgangspunt is dat aandeelhouders en andere vergadergerechtigden die digitaal deelnemen aan de algemene vergadering, volwaardig mee moeten kunnen doen met de algemene vergadering. Dat houdt in dat aandeelhouders met beeld en geluid moeten kunnen deelnemen aan de gehele vergadering. Gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt daarmee verplicht. Voorts moeten aandeelhouders die digitaal deelnemen ook (met beeld en geluid) het woord kunnen voeren en vragen kunnen stellen.

De verplichting voor het gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel geldt zowel voor de volledig digitale algemene vergadering als de hybride variant. Op deze manier beoogt het Wetsvoorstel om aandeelhouders een volwaardig alternatief te bieden voor de fysieke deelname aan de algemene vergadering, met als verschil dat er bij een digitale of hybride vergadering een zwaardere verantwoordelijkheid op het bestuur zal rusten een stabiele en veilige verbinding te borgen.

Het Wetsvoorstel noch de huidige wetgeving geeft voorschriften ten aanzien van de wijze waarop moet worden gestemd. Wel schrijft het Wetsvoorstel voor dat in de oproeping voor een digitale algemene vergadering (zowel hybride als volledig digitaal) onder andere de procedure voor het digitaal stemmen moet worden opgenomen. Het ligt voor de hand dat – net als bij fysieke vergaderingen – de voorzitter de wijze van stemmen kan bepalen (denk aan handopsteken, acclamatie, stemknoppen of een stem die alleen zichtbaar is voor de voorzitter (gelijk aan de gesloten briefjes variant in fysieke vergaderingen)).

Identificatie

Ten slotte moeten de aandeelhouders die deelnemen aan de digitale algemene vergadering via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geĆÆdentificeerd. Dit vereiste moet voorkomen dat personen de algemene vergadering kunnen bijwonen en stemmen kunnen uitbrengen die daartoe niet gerechtigd zijn. Ook op dit punt geeft het Wetsvoorstel geen nadere voorschriften over de wijze waarop deze identificatie moet plaatsvinden. In ieder geval zal de voorzitter of een aanwezige notaris die toeziet op een ordelijk verloop van de vergadering zich er altijd van moeten vergewissen dat een aandeelhouder zich voldoende duidelijk identificeert. Iets wat in de wereld van AI en deep fakes soms lastig kan zijn.

Aanpassing van de regels ten aanzien van de oproeping van de algemene vergadering

Het huidige recht biedt reeds de mogelijkheid dat de aandeelhouders worden opgeroepen voor een algemene vergadering door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht (zoals e-mail) aan het digitale adres dat door de aandeelhouder voor dit doel aan de vennootschap is bekendgemaakt. Hiervoor gelden op dit moment twee vereisten: (i) de statuten mogen dit niet verbieden en (ii) de individuele aandeelhouders hebben hiermee ingestemd. Met de inwerkingtreding van het Wetsvoorstel komt het instemmingsrecht te vervallen.

Voor de niet-beursgenoteerde N.V. vervalt daarnaast ook het vereiste dat de algemene vergadering moet worden opgeroepen via een landelijk dagblad[7] en wordt oproeping door de publicatie van de uitnodiging voor de algemene vergadering op de website van de N.V. mogelijk (net zoals dat op dit moment ook al geldt voor de beursgenoteerde N.V.).

Overgangsrecht

Het Wetsvoorstel voorziet in overgangsrecht dat onder meer bepaalt dat een verwijzing naar een wettelijke bepaling geldt als verwijzing naar de nieuwe wettelijke bepalingen. Daarmee beoogt de Minister te voorkomen dat de statuten moeten worden gewijzigd louter om deze reden.[8] Tegelijkertijd moeten de statuten wel een statutaire basis bieden voor een digitale vergadering mocht er digitaal vergaderd willen worden. Het is afhankelijk van de wijze waarop de statuten op dit moment zijn geformuleerd of de statuten moeten worden gewijzigd om de digitale algemene vergadering na de inwerkingtreding van het Wetsvoorstel mogelijk te maken. Zoals gezegd, geldt voor het opnemen van een statutaire grondslag voor de digitale vergadering een gewone meerderheid zonder quorum, tenzij de huidige statuten wel een quorum of gekwalificeerde meerderheid voorschrijven.[9]

Afsluitend

Samenvattend, zodra het Wetsvoorstel in ongewijzigde vorm is aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer en het Wetsvoorstel in werking is getreden, is het organiseren van een volledig digitale algemene vergadering mogelijk, zolang: (i) de statuten dit mogelijk maken, (ii) de aandeelhouders volwaardig kunnen participeren tijdens de algemene vergadering en (iii) de aandeelhouders geĆÆdentificeerd kunnen worden. Het Wetsvoorstel ligt momenteel bij de Tweede Kamer. Het streven van de Minister is dat het Wetsvoorstel op 1 januari 2025 in werking treedt. Aangezien het Wetsvoorstel niet controversieel is verklaard, hoeft de formatie van het nieuwe kabinet de inwerkingtreding van het Wetsvoorstel niet in de weg te staan.

Dit artikel is geschreven door:

[1] De volledige naam van het Wetsvoorstel is: ā€œWijziging van Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek en enige andere wetten met het oog op het aanpassen van de regels inzake de digitale algemene vergadering van rechtspersonen en de regels voor digitale oproeping voor de algemene vergaderingā€.

[2] Zie onder andere artikelen 5, 10, 11, 17, 18, 19 en 24 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.

[3] Kamerstukken II 2023/24, 36489, nr. 3, p. 8.

[4] Zie onder andere artikel 2:117a BW en 2:227a BW.

[5] Kamerstukken II 2023/24, 36489, nr. 3, p. 36.

[6] Kamerstukken II 2023/24, 36489, nr. 3, p. 11.

[7] Zie het huidig artikel 2:113 lid 2 BW. De voorgestelde wettelijke regeling wordt hiermee gelijkgetrokken met de huidige wettelijke regeling die geldt voor beursgenoteerde N.V.ā€™s en B.V.ā€™s (zie artikel 2:13 lid 6 BW en 2:187 BW).

[8] Kamerstukken II 2023/24, 36489, nr. 3, p. 29.

[9] Artikel 2:120 lid 1 BW (N.V.) en artikel 2:230 lid 1 BW (B.V.).