Over de hele wereld is de vraag naar verschillende zorggerelateerde producten toegenomen en erg dringend vanwege de gevolgen van het COVID-19-virus (althans Coronavirus), denk bijvoorbeeld aan de mondkappen en de beademingsapparatuur. De Europese Commissie is een versnelde gezamenlijke aanbestedingsprocedure gestart met 26 lidstaten voor beschermende uitrusting en geneesmiddelen. Door een gezamenlijke aanbestedingsprocedure hoopt de Europese Commissie op betere voorwaarden, lagere prijzen en een goede bevoorrading.
Aanbestedende diensten, zoals de Staat, die zo snel mogelijk bepaalde producten en diensten willen inkopen, dienen nog steeds de kaders van het aanbestedingsrecht in acht te nemen. De vraag die hierdoor ontstaat is of het aanbestedingsrecht ruimte biedt voor uitzonderingen tijdens een crisis. We hebben op 25 maart 2020 een bijdrage gepubliceerd over de mogelijkheden om af te wijken van aanbestedingstermijnen tijdens de Coronacrisis. En in deze bijdrage staan we kort stil bij de wettelijke mogelijkheden bij een urgente vraag naar producten en diensten tijdens de Coronacrisis.
Dwingende spoed
Het aanbestedingsrecht omvat een aantal uitzonderingen op basis waarvan kan worden afgeweken van de standaardnormen uit de wet. Een van de mogelijkheden is de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, dit houdt in dat een overheidsopdracht niet vooraf bekend wordt gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van dwingende spoed.
In het geval van dwingende spoed hebben aanbestedende diensten de ruimte om contracten te sluiten zonder de minimumtermijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling in acht te nemen. Hierdoor kunnen aanbestedende diensten sneller handelen in situaties met nood. Daarbij geldt wel dat de aanbestedende dienst een gerechtvaardigd beroep op dwingende spoed moet kunnen aantonen en dat daarmee is voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden (uit artikel 2.32, eerste lid, sub c, van de Aanbestedingswet 2012 en artikel 32, tweede lid, sub c, van Richtlijn 2014/24/EU):
- Het gaat om strikt noodzakelijke gevallen.
- De gebeurtenissen zijn onvoorzienbaar voor de aanbestedende diensten.
- De dwingende spoed is het gevolg van de gebeurtenissen (die niet door de aanbestedende diensten konden worden voorzien).
- Door de dwingende spoed is het onmogelijk om aan de gestelde termijnen te voldoen voor openbare procedures, niet-openbare procedures en procedures door onderhandelingen met voorafgaande oproep.
- De omstandigheden die worden ingeroepen zijn niet te wijten aan de aanbestedende diensten.
Volgens ons kan betoogd worden dat aanbestedende diensten die vanwege de gevolgen van het COVID-19-virus met spoed noodzakelijke producten of diensten moeten inkopen de ruimte hebben om met een beroep op dwingende spoed sneller contracten te sluiten. Uiteraard vergt dit een analyse van geval tot geval.
Versnelde procedure
Als er geen sprake is van dwingende spoed maar het gaat wel om een urgente situatie dan kan de versnelde procedure worden toegepast (zie artikel 2.74 van de Aanbestedingswet 2012 en artikel 27, derde lid, en artikel 28, zesde lid van Richtlijn 2014/24/EU). De versnelde procedure maakt het mogelijk dat aanbestedende diensten vanwege een urgente situatie, die niet door eigen toedoen is ontstaan, een kortere termijn in acht mogen nemen omdat het vanwege de situatie onmogelijk is om de minimumtermijn te hanteren. Dit geldt voor de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling. Verschillende termijnen kunnen worden ingekort, bijvoorbeeld de termijn voor het verzoek tot deelneming of de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen.
De financiële crisis vormde een dringende reden volgens de Europese Commissie om voor bepaalde projecten de versnelde niet-openbare procedure te volgen.
Het is volgens ons niet ondenkbaar dat aanbestedende diensten voor bepaalde aanbestedingen, zoals die voor medische hulpmiddelen (voor zover er sprake is van een aanbestedende dienst/aanbestedingsplicht) of andere diensten of producten die nu noodzakelijk zijn om snel over te kunnen beschikken, gerechtvaardigd een beroep kunnen doen op dwingende spoed of de versnelde procedure tijdens de Coronacrisis.
Voor vragen over en hulp bij (lopende) aanbestedingsprocedures kunt u contact opnemen met onze aanbestedingsexperts Janneke Kohlen en Pauline Kuipers.
